Política de datos

POLÍTICA MANEJO DE INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES 

GENERALIDADES 

La presente política se define de conformidad con la Ley Estatutaria 1581 de 2012 la cual tiene por objeto dictar las disposiciones generales para la protección de datos personales y desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos así como el derecho a la información. Para los efectos de estas políticas el señor Luis Miguel Forero Rodríguez, mayor de edad, domiciliado en la ciudad de Bucaramanga, identificado con cédula de ciudadanía 5.796.974 expedida en Zapatoca, obrando en calidad de propietario de los establecimiento de comercio Deposito El Redil A Tu Negocio, Mega Redil A Tu Servicio Piedecuesta, Mega Redil A Tu Servicio San Francisco y Temporadas A Tu Servicio, quien en adelante se denominará EL COMERCIANTE, teniendo en cuenta su condición de responsable del tratamiento de datos de carácter personal, pone a disposición las políticas de manejo de información y datos respectiva. 

El derecho al HÁBEAS DATA es aquel que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada y le garantiza a todos los ciudadanos poder de decisión y control sobre su información personal. Por tanto, EL COMERCIANTE acoge tales disposiciones teniendo en cuenta que para el desarrollo de su objeto social, continuamente está recopilando y efectuando diversos tratamientos a bases de datos tanto de clientes, proveedores, aliados comerciales y empleados. 

En estas políticas de manejo se describe y explica el tratamiento de la Información Personal a la que tiene acceso a través de nuestro sitio web, correo electrónico, información física (tirillas), mensajes de texto, mensaje de voz, App, llamadas telefónicas, cara a cara, medios físicos o electrónicos, actuales o que en el futuro se desarrollen como otras comunicaciones enviadas, así como por intermedio de terceros que participan en nuestra relación comercial o legal con todos nuestros clientes, empleados, proveedores, aliados estratégicos y vinculados. 

El ajuste de estas políticas se hará en la medida en que se vaya reglamentando la normatividad aplicable a la materia y entren en vigencia nuevas disposiciones. 

OBJETIVO GENERAL 

Con la implementación de ésta política, se pretende garantizar la reserva de la información y la seguridad sobre el tratamiento que se le dará a la misma a todos los clientes , proveedores, empleados y terceros de quienes EL COMERCIANTE ha obtenido legalmente información y datos personales conforme a los lineamientos establecidos por la ley regulatoria del derecho al Habeas Data. Asimismo, a través de la expedición d e la presente política se da cumplimiento a lo previsto en el literal K del artículo 17 de la ley 1581 de 2012. 

DEFINICIONES 

1. b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento; 
2. c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; 
3. d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento; 
4. e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos; 
5. f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento; 
6. g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 
7. h) Dato público: Es aquel dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva y los relativos al estado civil de las personas. 
8. i) Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial. 
9. j) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular. 

k)Dato sensible: aquellos relacionados con el origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de la salud. Esta información podrá no ser otorgada por el Titular de estos datos. 

1. l) Aviso de privacidad: documento físico, electrónico generado por el Responsable del tratamiento que es puesto a disposición del titular con la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales. 

DERECHOS QUE TIENEN FRENTE A EL COMERCIANTE TODOS LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES 

Todo proceso que conlleve el tratamiento por parte de cualquier área de la compañía de datos personales tanto de clientes, proveedores, empleados y en general cualquier tercero con el cual EL COMERCIANTE sostenga relaciones comerciales y laborales deberá tener en cuenta e informarle de manera expresa y previa, por cualquier medio del cual se pueda 

considere parciales, inexactos, incompletos, fraccionados y aquellos que induzcan a error. b) Derecho a solicitar en cualquier momento una prueba de la autorización otorgada a 

EL COMERCIANTE. c) Derecho a ser informado por EL COMERCIANTE previa solicitud del titular de los 

datos, respecto del uso que le ha dado a los mismos. d) Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas que considere pertinentes para hacer valer su derecho al Habeas Data frente a EL COMERCIANTE. e) Derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión de algún dato cuando considere que EL COMERCIANTE no ha respetado sus derechos y garantíasconstitucionales. f) Derecho a acceder en forma gratuita a los datos personales que voluntariamente decida compartir con EL COMERCIANTE, para lo cual deberá conservar y archivar de forma segura y confiable los formatos de autorización de cada uno de los titulares de datos personales debidamente otorgadas. 

CASOS EN LOS CUALES EL COMERCIANTE NO REQUIERE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS QUE TENGA EN SU PODER 

1. a) Cuando la información sea solicitada a la compañía por una entidad pública 

o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. b) Cuando se trate de datos de naturaleza pública debido a que éstos no son 

protegidos por el ámbito de aplicación de la norma. c) Eventos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobadas. d) En aquellos eventos donde la información sea autorizada por la ley para cumplir 

con fines históricos, estadísticos y científicos. e) Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas debido a 

que ésta información no es considerada como un dato de naturaleza privada. 

A QUIENES EL COMERCIANTE PUEDE ENTREGAR INFORMACIÓN SIN NECESIDAD DE CONTAR CON AUTORIZACIÓN DE LOS TITULARES DE LOS DATOS 

1. a) A los titulares de los datos, sus herederos o representantes en cualquier momento 

y a través de cualquier medio cuando así lo soliciten a EL COMERCIANTE. b) A las entidades judiciales o administrativas en ejercicio de funciones que ele ven algún requerimiento a la compañía para que le sea entregada la información. c) A los terceros que sean autorizados por alguna ley de la república de Colombia. d) A los terceros a los que el Titular del dato autorice expresamente entregar l 

a información y cuya autorización sea entregada a EL COMERCIANTE. 

DEBERES QUE TIENE EL COMERCIANTE RESPECTO A LOS TITULARES DE LOS DATOS 

EL COMERCIANTE reconoce que los datos personales son propiedad de los titulares de los mismos y que únicamente tales personas podrán decidir sobre éstos. En este sentido, hará uso exclusivo para aquellas finalidades para las que sea facultado en los términos de la ley y en aras de lo anterior se permite informar los deberes que asume en su calidad de responsable del tratamiento: 

mecánica o solicitud de datos que se realice, informará a los mismos el respectivo tratamiento de que se trate. Algunos de estos medios puede ser el envío de mensajes de texto, diligenciamiento de formatos físicos, a través de los sitios web de EL COMERCIANTE entre otros. c) Informar a los titulares de los datos para cada caso, el carácter facultativo de 

responder y otorgar la respectiva información solicitada. d) En todos los casos en los que se recopilen datos, se deberá informar los derechos 

que le asisten a todos los titulares respecto a sus datos. e) Informar la identificación, dirección física o electrónica y teléfono de la persona o 

área que tendrá la calidad de responsable del tratamiento de datos. f) Garantizar en todo tiempo al titular de la información, el pleno y efectivo ejercicio del derecho al hábeas data y de petición, es decir, la posibilidad de conocer la información que sobre él exista o repose en el banco de datos, solicitar la actualización o corrección de datos y tramitar consultas, todo lo cual se realizará por conducto de los mecanismos de consultas o reclamos previstos en la presente política. g) La compañía deberá conservar con las debidas seguridades los registros de datos personales almacenados para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento y realizar periódica y oportunamente la actualización y rectificación de los datos, cada vez que los titulares de los mismos le report en novedades o solicitudes. 

FINALIDADES EN LA CAPTURA, USO Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 

EL COMERCIANTE en el desarrollo de su objeto social y sus relaciones con terceros, entiéndase por estos clientes, empleados, proveedores, acreedores, aliados estratégicos, entre otros; recopila constantemente datos para llevar a cabo diversas finalidades y usos dentro de los cuales se pueden enmarcar: 

1. a) Fines administrativos, comerciales, promocionales, informativos, de mercadeo y 

ventas. b) Ofrecer todo tipo de servicios comerciales; así como realizar campañas de 

promoción, marketing, publicidad. c) Búsqueda de un conocimiento más cercano con todos sus clientes, proveedo 

res,empleados y terceros vinculados. 

En relación con lo anterior, EL COMERCIANTE podrá ejecutar las siguientes acciones: 

1. a) Obtener, almacenar, compilar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar, reproducir y/o disponer de los datos o información parcial o total de aquellos titulares que le otorguen la debida autorización en los términos exigidos por la ley y en los formatos que para cada caso estime convenientes. b) Clasificar, ordenar, separar la información suministrada por el titular de los datos. c) Efectuar investigaciones, comparar, verificar y validar los datos que obtenga en debida forma con centrales de riesgo crediticio con las cuales se tengan relaciones comerciales. d) Extender la información que obtenga en los términos de la ley de habeas da ta, a las empresas con las que contrata los servicios de captura, almacenamiento y manejo de sus bases de datos previas las debidas autorizaciones que en ese 

A efectos de llevar a cabo los fines anteriormente mencionados, EL COMERCIANTE requiere de manera libre, previa, expresa y debidamente informada de la autorización por parte de los titulares de los datos y para ello ha dispuesto mecanismos idóneos garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. La misma podrá constar en cualquier medio, bien sea un documento físico, electrónico o en cualquier formato que garantice su posterior consulta a través de herramientas técnicas, tecnológicas y desarrollos de seguridad informática. 

La autorización es una declaración que informa al titular de los datos lo siguiente: 

• Quien es el responsable o encargado de recopilar la información, 
• Datos recopilados, 
• Finalidades del tratamiento, 
• Procedimiento para el ejercicio de los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de datos, 
• Información sobre recolección de datos sensibles. 

DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013 

Para efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 9o de la Ley 1581 de 2012, los Responsables del tratamiento de datos personales establecerán mecanismos par a obtener la Autorización de los titulares o de quien se encuentre legitimado en los términos de la Ley. Estos mecanismos podrán ser predeterminados a través de medios técnicos que faciliten al titular su manifestación automatizada. La Autorización podrá otorgarse conforme a alguna de las siguientes opciones: (i) Por escrito, (ii) De forma verbal o (iii) Mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de manera razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca. 

Así mismo, de conformidad a lo dispuesto en el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013, EL COMERCIANTE publicó en diario de amplía circulación, el aviso de privacidad a través del cual comunicó la existencia de la presente política, informando al respecto a la Superintendencia de Industria y Comercio. Conforme se indica en es e Decreto, si en el término de treinta (30) días hábiles a partir de la implementación del anterior mecanismo, los titulares no contactaron al RESPONSABLE o ENCARGADO para solicitar la supresión de sus datos personales, el RESPONSABLE y ENCARGADO podrán continuar realizando el Tratamiento de los datos personales contenidos en sus bases de datos para la finalidad o finalidades previstas e indicadas en la política de tratamiento de la información. 

PROTECCION DATOS PERSONALES DE MENORES DE EDAD Y ADOLESCENTES 

En atención a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, EL COMERCIANTE asegura que el Tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes será realizado respectando sus derechos, razón por la cual, en las actividades comerciales y de mercadeo que realice EL COMERCIANTE deberá 

Todo titular de datos personales tiene derecho a realizar consultas y elevar solicitudes a EL COMERCIANTE respecto al manejo y tratamiento dado a su información. 

PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE RECLAMOS O SOLICITUDES: 

Toda solicitud, petición, queja o reclamo (PQR) que sea presentada a EL COMERCIANTE por parte de cualquier titular o sus causahabientes respecto al manejo y tratamiento dado a su información será resuelta de conformidad con la ley regulatoria al derecho al HABEAS DATA y será tramitado bajo las siguientes reglas: 

1. La petición o reclamo se formulará mediante escrito dirigido a EL COMERCIANTE, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la direccióno medio a través del cual desea obtener su respuesta, y si fuere el caso, acompañando los documentos de soporte que se quieran hacer valer. En caso de que el escrito resulte incompleto, EL COMERCIANTE, a través de alguno de sus delegados, solicitará al interesado para que subsane las fallas dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo. Transcurridos dos meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la reclamación o petición. 2. Una vez recibida la petición o reclamo completo, la compañía incluirá en el r egistro individual en un término no mayor a dos (2) días hábiles una leyenda que diga "reclamo en trámite" y la naturaleza del mismo. Dicha información deberá mantenerse has ta que elreclamo sea decidido. 3. El solicitante recibirá una respuesta por parte de EL COMERCIANTE dentro de los diez (10) días hábiles siguientes contados a partir de la fecha en la cual ha tenido conocimiento efectivo de la solicitud. 4. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

CONSULTAS: 

La Política de Manejo de Información y Datos Personales podrá ser consultados a través de los siguientes medios: 

• www.megaredil.com 
• Servicio al cliente de EL COMERCIANTE 

Cualquier consulta que tenga un titular sobre su información o datos personales o cuando considere necesario instaurar una solicitud de información o considere que sus derechos han sido vulnerados en relación con el uso y el manejo de su información, podrá hacerlo a través del siguiente correo electrónico: [email protected] o en los puntos de venta de EL COMERCIANTE. 

Si dentro de los diez (10) días señalados, no fuere posible atender la consulta, el área correspondiente deberá informar al interesado, los motivos de la demora e indicarle la fecha en que se atenderá la misma, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) 

Razón social: LUIS MIGUEL FORERO RODRÍGUEZ NIT: 5.796.974-2 Domicilio principal: Bucaramanga 

Persona o dependencia responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos: Líder de misión integral 

El área encargada de recibir y canalizar todas las solicitudes e inquietudes es: Misión integral a través del correo electrónico [email protected] 

POLITICAS DE SEGURIDAD INFORMÁTICA 

EL COMERCIANTE se permite informar que internamente se ha implementado protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para todo el personal con acceso a datos de carácter personal y a los sistemas de información. 

Las políticas internas de seguridad bajo las cuales se conserva la información del titular para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.